6 april 2020
Door de overheidsmaatregelen in reactie op het coronavirus kunnen auditors van certificerende instellingen niet alle geplande bezoeken afleggen. Periodieke audits en productcontroles voor RHP die niet fysiek kunnen plaatsvinden, worden daarom indien mogelijk op afstand uitgevoerd. Zo worden controles van gecertificeerde bedrijven voor het RHP-keurmerk toch zoveel en zo goed mogelijk gecontinueerd in deze situatie. Hoe werkt het?
Periodieke audits en productcontroles voor RHP op locatietypen 1, 2 en 3 kunnen op afstand worden uitgevoerd, als de locaties niet kunnen worden bezocht.
De auditor neemt voor zo'n audit of controle op afstand eerst contact op via e-mail of telefoon met de persoon die bij het gecertificeerde bedrijf verantwoordelijk is voor de audits, meestal een kwaliteitsmedewerker. Dit bericht of gesprek gaat over de aanpak en welke informatie de auditor wil ontvangen van de kwaliteitsmedewerker.
Om de auditor op afstand te kunnen laten auditeren, moeten alle gevraagde gegevens door het gecertificeerde bedrijf worden verzameld en toegestuurd. Denk hierbij aan (kwaliteits-)registraties, beeldmateriaal van de werkvloer, recente rapportages van interne audits, bezoeksverslagen, locatiebeoordelingen, etc. Daarnaast zal de auditor gebruikmaken van de gegevens uit Minerva en rapportages van eerder uitgevoerde externe audits.
Als het gecertificeerde bedrijf de mogelijkheid heeft om te videobellen, dan kan zo een ronde over het bedrijf worden gemaakt en belangrijke aandachtspunten “live” worden getoond aan de auditor. Via bijvoorbeeld Microsoft Teams of Skype kan tijdens het videobellen, worden opgenomen. Dit geeft de auditor de mogelijkheid om de eerder live getoonde beelden naderhand terug te kijken. Videobellen kan ook worden gebruikt om de bevindingen van de auditor na de controle met elkaar te bespreken.
Deze aanpak vraagt extra improvisatievermogen van zowel het gecertificeerde bedrijf als de auditor. RHP vertrouwt erop dat de aangepaste werkwijze op tijdelijk basis uitvoerbaar is en bedankt de betrokken medewerkers van de gecertificeerde bedrijven op voorhand voor hun medewerking.
